COMUNICADO DE RESPUESTA
Antes de dar respuesta a lo específicamente solicitado por el Capitulo de Bogota, es importante plantear algunas consideraciones que permiten una mayor comprensión acerca de los datos presentados en el informe del Fiscal actual de la ASEUTP.
Quienes hicimos parte activa de la Junta Nacional anterior (periodo 2004-2006) después de varios análisis y discusiones, tratando siempre de establecer consensos, determinamos la importancia de efectuar algunas inversiones en algunos proyectos que se consideraron pertinentes en su momento, buscando fortalecer la ASEUTP en su interior y permitiendo un mayor posicionamiento de la misma en al ámbito regional y nacional.
En virtud de lo anterior y permitiendo que la Asociación fuera una organización más consolidada, reconocida y competitiva en el medio, se desarrollaron algunos procesos que requerían inversiones importantes que contablemente se registran como gastos operativos.
Ejemplo de estos procesos, son: La certificación de calidad, el observatorio laboral y las acciones realizadas para afianzar la consolidación de algunos capítulos de la ASEUTP a su interior y estrechar la relación de la Junta Directiva con los mismos.
El avance en estos proyectos se logró mediante el trabajo arduo de varios profesionales contratados para este fin coordinados por la Ing. Luz Eugenia López Valencia, Directora Ejecutiva de ese entonces, quien planteo estas iniciativas y tuvo el respaldo de la Junta Nacional para desarrollarlas.
Estos procesos lograron para la ASEUTP otro tipo de ganancias que no están registradas en los informes contables como son el mayor reconocimiento a nivel local y regional y su mayor cualificación institucional, lo que nos permite participar como oferentes de diversas convocatorias del sector publico y privado para obtener a futuro mayores recursos económicos.
De igual manera, se brindó un recurso económico para apoyar los gastos de desplazamiento de los miembros de Junta que venían de otros departamentos y en ocasiones a otros compañeros egresados que asistieron a reuniones ampliadas para participar de debates sobre temas que se consideraron relevantes.
Así mismo, se invirtieron algunos recursos para apoyar los desplazamientos a otras ciudades con el fin de visitar los capítulos, intercambiar acciones con los egresados residentes allí y motivar su reactivación y legalización. En otras ocasiones se dio apoyo económico a diferentes capítulos que lo solicitaron para desarrollar integraciones o actividades propias de su proceso de consolidación.
Es de anotar que quienes participamos activamente y nos comprometimos con la Junta Nacional durante este periodo, actuamos siempre con absoluta transparencia y con el ánimo de contribuir al fortalecimiento de la Asociación, superando las múltiples dificultades que se presentaron en el camino y asumiendo entre unos pocos las tareas de quienes no quisieron aportar ni hacerse presentes, aún siendo dignatarios en esta instancia.
Hoy, quienes asumimos esa actitud proactiva como miembros de la Junta Directiva en el periodo 2004- 2006 y que hacemos parte de la Junta Directiva actual (Ana Maria López, Maria Consuelo Miranda y Carlos José Gutiérrez) participamos en diferentes roles con igual empeño y compromiso, dispuestos a atender cualquier inquietud que se presente sobre nuestra gestión y a seguir trabajando para sacar adelante esta organización.
Seguramente, si se hubiese contado con la participación activa, oportuna y respetuosa de los otros miembros de Junta Directiva de ese periodo (2004- 2006), como el representante del Capitulo de Bogota quien tenia el cargo de la Vicepresidencia, no fuera necesario hoy esta clase de claridades, pues seguramente con sus conocimientos y aportes se hubieran tomado mejores decisiones en su momento al interior de la Junta Directiva Nacional.
Procedemos entonces a dar respuesta a la solicitud, reiterando nuestra disposición para complementar la información que se requiera:
Se tuvieron pérdidas en los siguientes rubros, según el informe presentado por el contador:
Convención de Egresados: 3.932.281.
Pérdidas por Seminarios: 5.506.606.
Utilidades por Seminarios: 2.406.295.
Pérdidas Netas por Seminarios: 3.100.311.
Seminario Gestión de Calidad IV 366.218.00
Seminario Gestión de Calidad V 1.688.147.00
Seminario Stratagem 44.576.00
Seminario Coaching 2.600.160.00
Seminario Sensibilización Vigilancia Tecnológica 100.000.00
Diplomado de Etiqueta y Protocolo 387.000.00
Pérdidas por seminarios
5.086.101.00A continuación procedemos a explicar de manera genérica los diferentes ítems:
De las pérdidas por Seminarios se tiene el Seminario Coaching en Acción, el cual luego de un proceso de Comercialización no tuvo la acogida necesaria, habiéndose hecho inversión en pleglables, publicidad, comercializador. Dicho seminario se lanzó en conjunto con la Fundación Universitaria para la Cultura y sólo hasta el mes de Febrero de 2007, luego de un proceso de cobro exhaustivo se nos trasladó el valor correspondiente a la mitad de la inversión 1.300.000 (Un millón trescientos mil pesos). Adicionalmente, los seminarios de ISO 9000 Versión IV y versión V arrojaron pérdidas por valor de 2.054.365.00 (Dos millones cincuenta y cuatro mil trescientos sesenta y cinco pesos). El Diplomado de Etiqueta y Protocolo que a finales del año 2006, estaba presupuestado realizarlo a través de la Asociación, fue cancelado por los organizadores debido a dificultades con los tramites de aprobación por parte de la Universidad para la respectiva certificación, habiéndose generado un costo de 387.000.00 (Trescientos Ochenta y Siete mil pesos), los cuales fueron asumidos por la Asociación según se acordó en la Reunión de Junta Directiva del 12 de Marzo. Es de anotar que dicho diplomado en últimas fue realizado por el Capitulo de Pereira, representado por la Ingeniera Luz Eugenia López Valencia quien preside su junta directiva.
Con respecto a los costos y gastos de actividades operativas se tiene: 15.641.099
Costos de transporte Miembros de Junta directiva otras ciudades para el año 2006.
Viáticos: 2.305.400.00
Pasajes Aéreos: 884.816.00
Alojamiento y Manutención 65.500.00
Los miembros de Junta directiva Nacional de otras ciudades reciben un aporte estipulado de la siguiente manera, Apoyo Viaje Representante Carlos José Gutiérrez de Cali (150.000.00) por viaje, Representante Bogotá (200.000.00) por viaje, Representante Capitulo Tolima (80.000.00) por viaje, con el propósito de cubrir parte de sus gastos de viaje para asistir a la reunión de Junta Directiva Nacional. Adicionalmente, los viáticos para cubrir los gastos de viaje de la Presidencia, la dirección ejecutiva, u algún otro miembro de Junta cuando se ha hecho necesaria su presencia en otra ciudad en representación de la Asociación Nacional de Egresados UTP, para lo cual no se cuenta con un apoyo fijo por parte de la Universidad, teniéndose que en algunos casos la Universidad aportaba un tiquete aéreo pero los gastos de hotel, alimentación y transporte local eran por cuenta de la Asociación.
Costos Reuniones Junta Directiva
Estos costos corresponden al pago de refrigerios y almuerzos para los participantes en las reuniones de Junta programadas.
Costos Proceso Certificación de Calidad 4.600.000.00
La Asociación de Egresados de la Universidad Tecnológica de Pereira en busca de posibilidades de obtención de recursos a través de convenios y participación en licitaciones, decidió iniciar un proceso de certificación de calidad, de la mano con un proceso de reforma de estatutos, con el propósito de volvernos una institución apta para participar en los diferentes procesos licitatorios con el estado. El proceso de certificación se inició con la capacitación y asesoría brindada por parte de la Ingeniera María Elena López por valor de (
2.000.000.00), a través del cual se hicieron avances en la definición de procesos de las diferentes unidades que conforman la oficina de egresados de la Asociación Nacional de Egresados de la Universidad Tecnológica de Pereira. Dicho proceso ha sufrido varias interrupciones, una debido a la imposibilidad de trabajar en este en paralelo con la programación y realización de la convención Nacional de Egresados 2006, y luego de reiniciar debido a la falta de recursos para soportar su continuidad. Es de anotar que para la recopilación de información y para la dirección del proyecto de certificación se contrataron además los servicios de la Administradora del Medio Ambiente Paula Andrea Quintana L (
2.250.000.00 Meses de Septiembre y Octubre).
Costos Proyecto Observatorio Laboral.
3.253.000.00La Universidad Tecnológica de Pereira requiere aportar al ministerio una información de los egresados de la institución con el objeto de que esta sea almacenada en la base de datos del ministerio creada para dicho fin. En este proceso, se hace necesario conocer el número de egresados que trabajan en las diferentes entidades públicas y privadas de la región y del país. Para lo anterior se adelantó un plan consecución de información a través de visitas a las empresas, en las cuales se logró obtener información acerca del número de egresados que laboraban en dichas instituciones, profesiones de los mismos, entre otros datos, con el propósito de tener un insumo suficiente para la verificación de pertinencia de perfiles y nivel de empleabilidad en el área de estudio. Para este proceso de visitas se contrató a la señora Luz Elena Naranjo Valencia y el señor John Alexander Posada.
A la fecha la Asociación ha venido trabajando en una propuesta de Desarrollo de un Sistema de Información y Gestión para el Observatorio Laboral, que atienda no solo los requerimientos del gobierno sino los propios de la Universidad y la Asociación, dicha propuesta se presentó al Ministerio en conjunto con la Universidad y tiene un costo de 141.768.332.00 (Ciento cuarenta y un millones setecientos sesenta y ocho mil trescientos treinta y dos pesos), recursos que se espera sean aportados por este último ó en su defecto por la Universidad Tecnológica de Pereira.
Costos operativos oficina
La oficina cuenta con el apoyo económico de la Universidad para unos gastos definidos en términos de Nómina de la Dirección Ejecutiva, y Asistencia de Dirección Ejecutiva, además de apoyo en espacio físico para la oficina e insumos básicos de funcionamiento.
De manera adicional la oficina requiere comprar consumibles como hojas de papel blancas, afiches promociónales de la Asociación, tarjetas de condolencia, tarjetas de felicitación a los nuevos graduados, lapiceros con el logo de la Asociación, los cuales son entregados a los graduandos, labor que se ha venido realizando de acuerdo con las posibilidades económicas y con el propósito de generar motivación para la afiliación de los nuevos graduados a la Asociación de Egresados.
Adicionalmente, dentro de los gastos de la oficina se encuentran el café, el agua, azúcar y pago de transporte para la realización de trámites contables y bancarios.
Asesoría Jurídica: 100.000.00
Utiles y Papelería 1.856.332.00
Impuestos 400.300.00
Industria y Comercio 390.000.00
Estampilla 10.300.00
Impuestos Asumidos 814.753.00
Servicio Contable 2.400.000.00
Teléfono Celular 1.736.820.00
Servicio de Correo 957.250.00
Gastos Notariales 152.312.00
Depreciaciones de Equipos 685.260.00
Carnetización Afiliados 813.018.00
Sitio Web
3.000.000.00Actividades Reuniones Egresados 1.113.693.00
Asistencia Administrativa 1.785.000.00
Honorarios Asistente 2.171.700.00
Labor Secretarial 300.000.00
Lapiceros 258.819.00
Gastos Financieros 1.423.475.00
Total Gastos Más Representativos de la Oficina 17.168.432.00
Dentro de los gastos en que se incurrió en el año 2006, fue la contratación del diseño del Sitio Web de la Asociación, por un valor de 3 millones de pesos, al cual se tuvo acceso en parte en el mes de Agosto del 2006, razón por la cual se canceló la mitad del costo, y a la fecha se encuentran haciendo algunas variaciones para la entrega definitiva de los módulos contratados, los cuales una vez recibidos a satisfacción generaran el pago del cincuenta por ciento restante.
Los pagos de Honorarios Soporte Administrativo, corresponden en parte a la vinculación de la Administradora Industrial Catalina Quintana (875.000.00) (Meses de Septiembre, Octubre y Noviembre). Los Honorarios Asistente, y Labor Secretarial, corresponden a la vinculación de la Asistencia de Dirección Ejecutiva por espacio de tres meses (1.650.000.00), debido al cambio que se dio en el cargo y a que el proceso de contratación a través de la Universidad sufrió demoras adicionales a causa de la ley de garantías. También se encuentran dentro de estos valores los aportados a la Administradora Paula Andrea Quintana en el proceso de Certificación de Calidad mencionado anteriormente.
Conscientes del nivel de ingresos de la Asociación y de la poca efectividad tenida en los seminarios ofrecidos el año anterior, se decidió suspender parte de los procesos, quedando solo vinculado a través de prestación de servicios, el señor John Alexander Posada, quien se desempeña en el área de comercialización, ya que sin un proceso de promoción adecuado sería imposible romper con el paradigma de la falta de recursos.
Finalmente esperamos haber atendido las inquietudes planteadas y reiteramos nuestra invitación para que construyamos y aportemos continuamente al fortalecimiento de nuestra organización, con la responsabilidad, la transparencia y el espíritu fraternal que nos ha caracterizado a las y los Tecnológicos.
Es importante además mencionar que los libros contables y toda la información se encuentra en la oficina de la Asociación disponible para quien desee revisarla.
Cordialmente,
MARIA CONSUELO MIRANDA ARIAS
Presidenta Período 2004 – 2006
Representante Consejo Superior
ANA MARIA LOPEZ ECHEVERRY
Tesorera Período 2004 – 2006.
Presidenta Junta Directiva Nacional.
